FAQ sur le calendrier des sonneries

Q : Que se passe-t-il si j’ai plusieurs plages horaires d’appel pour une même journée ? R : La plage horaire d’appel la plus récente sera appliquée. Cela permet, en cas de jour férié ou d’événement imprévu, de créer une nouvelle plage horaire d’appel ponctuelle qui s’ajoutera à vos heures d’ouverture habituelles. Une fois cette dernière terminée, la plage horaire précédente (les heures d’ouverture habituelles dans ce cas) restera active.

Q : Combien de plannings puis-je créer ? R : Vous pouvez créer jusqu’à 25 plannings par équipe. Bien sûr, plus vous en avez, plus il risque d’être difficile de les gérer, mais c’est vous qui décidez. Nous vous recommandons de bien réfléchir à l’avance à la manière dont vous gérerez ces plannings afin de faciliter leur consultation.

Q : Puis-je consulter tous les calendriers de toutes mes équipes ? R : Il n’existe pas de calendrier affichant les horaires de plusieurs équipes, mais nous autorisons les responsables à télécharger les horaires au format .ics.

Q : Où puis-je créer des arborescences d’appels ou des enregistrements utilisés dans la planification ? R : Dans les paramètres VoiceHub de votre équipe, vous trouverez des menus déroulants pour les arborescences d’appels et les enregistrements personnalisés . Si vous ne les avez pas encore créés avant de définir votre planning d’appels, pas de souci ! Cliquez sur « Ajouter une arborescence d’appels » ou « Ajouter un enregistrement » aux étapes 2 ou 3. Vous accéderez ainsi à ces options et pourrez enregistrer votre brouillon de planning d’appels. Lorsque vous reviendrez dans le planning d’appels, le brouillon apparaîtra à gauche, sous le calendrier mensuel.

Q : Jusqu’à quand puis-je créer des plannings ? R : Le calendrier vous permet de programmer jusqu’en décembre 2099. Si vous souhaitez programmer quelque chose en 2100, faites-le nous savoir et nous vous préviendrons à l’approche de cette date 😊.

Q : Puis-je modifier un planning existant ? R : Absolument ! Lorsque vous ouvrez le planning d'appel, vous verrez tous les plannings enregistrés et vous aurez la possibilité de les modifier. Utilisez cette fonctionnalité pour effectuer des modifications de dernière minute. Par exemple, si un employé inscrit au planning d'appel est en arrêt maladie, vous pouvez facilement le supprimer et enregistrer le planning pour qu'il ne soit plus appelé. N'oubliez pas qu'il faudra le rajouter à son retour.

Q : Puis-je modifier mon planning via l’application mobile ? R : Les administrateurs et les responsables peuvent activer ou désactiver les plannings par équipe, ainsi qu’ajouter ou supprimer des conseillers d’un planning via l’application mobile. Les conseillers auront un accès en lecture seule aux plannings par équipe des équipes dont ils font partie. Pour en savoir plus sur les plannings par équipe dans l’application mobile, cliquez ici .

Q : Que se passe-t-il s’il n’y a pas de créneau horaire réservé ? R : En l’absence de créneau horaire réservé, les appelants seront redirigés vers une messagerie vocale par défaut. Par conséquent, vous pouvez volontairement laisser un créneau horaire vide si vous souhaitez que vos clients soient redirigés vers leur messagerie vocale. Vous pouvez également configurer un planning qui redirige les appels directement vers la messagerie vocale avec un message personnalisé. Sachez toutefois que si un créneau horaire est indisponible sur une plage horaire de 24 heures, l’appel sera redirigé vers la messagerie vocale.

Q : Quel est l'impact des fuseaux horaires sur les calendriers de sonneries ? R : Chaque compte ExpertConnect est associé à un fuseau horaire, ce qui n'a donc pas d'incidence sur les calendriers de sonneries dans différents fuseaux horaires.

Q : Comment les jours fériés ou les horaires spéciaux affectent-ils les plannings de sonnerie ? R : ExpertConnect ne tient pas compte des jours fériés lors de la configuration des plannings de sonnerie. Si votre entreprise est fermée ou a des horaires différents à une période donnée, le planning de sonnerie devra être configuré pour chaque équipe en conséquence.

Q : Est-il possible de copier un planning de rotation d’une équipe à une autre ? R : Actuellement, il n’est pas possible d’importer en masse un planning de rotation donné pour plusieurs équipes. Étant donné que la plupart des équipes correspondent à différents sites au sein des entreprises, chaque planning de rotation doit être configuré individuellement.

Q : Quelles autorisations sont requises pour modifier une planification de sonnerie ? R : Pour pouvoir accéder aux planifications de sonnerie et les modifier, l’utilisateur doit posséder des autorisations de niveau Gestionnaire ou Administrateur.

Q : Les utilisateurs seront-ils avertis en cas de modification d’un planning ? R : Les utilisateurs recevront une notification lorsqu’ils seront ajoutés ou retirés d’un planning, indiquant le nom de l’équipe et le nom du planning concerné. Ils ne seront pas avertis en cas de modification du planning lui-même (changement d’horaire, ajout d’autres utilisateurs, activation/désactivation du planning, etc.).

Q : Que se passe-t-il si un utilisateur active le mode « Ne pas déranger » pendant 12 heures, mais que son téléphone est programmé pour sonner ? R : Si un utilisateur a activé le mode « Ne pas déranger » pendant 12 heures via l’application mobile, son téléphone ne sonnera pas pendant 12 heures, même si son téléphone est programmé pour sonner.