Harmonogramy dzwonienia są kluczową częścią konfiguracji VoiceHub. W zależności od potrzeb biznesowych dyktują, kiedy i do kogo należy dzwonić. Pomaga to zespołom zrównoważyć obciążenie pracą i poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników, zapewniając jednocześnie wyjątkowe wsparcie swoim klientom.

Przegląd strony harmonogramu ringu

• Harmonogramy dzwonienia umożliwiają menedżerom przeglądanie wielu harmonogramów dzwonienia w różnych okresach.
• Dzięki kalendarzowi obejmującemu rok 2099 menedżerowie mają możliwość planowania harmonogramów ringów na miesiące, a nawet lata z wyprzedzeniem!
• Menedżerowie mają możliwość pobrania harmonogramu rozmów w formacie .ICS, aby umieścić je bezpośrednio w kalendarzu pracy i przekazać doradcom przypisanym do harmonogramu rozmów.
• Harmonogramy dzwonienia można łatwo włączać i wyłączać, aby uzyskać szybkie aktualizacje bez usuwania ustawień.
  

Kroki tworzenia harmonogramu dzwonków

1. Harmonogram
   • Tytuł – tytuł harmonogramu pierścieniowego powinien odzwierciedlać cel harmonogramu. Przykładami mogą być godziny pracy, godziny po godzinach, święta itp.
   • Strefa czasowa — określ, w jakiej strefie czasowej będzie odbywał się ten konkretny harmonogram dzwonienia.
   • Daty i częstotliwość rozpoczęcia/zakończenia — określ godzinę, w której będzie realizowany harmonogram dzwonienia. Powtarzanie będzie decydować o tym, jak często będzie wykonywany harmonogram dzwonienia.

Przykłady harmonogramu”

Tytuł: Po godzinach Data rozpoczęcia: dzisiejsza data, godzina rozpoczęcia: 17:00 Data zakończenia: jutrzejsza data, godzina zakończenia: 8:00 Powtarzanie: w każdy dzień powszedni (od poniedziałku do piątku)

Tytuł: Święto Dziękczynienia Data rozpoczęcia: 25 listopada Data zakończenia: 25 listopada Cykl: wybierz opcję Cały dzień obok opcji Data zakończenia i Nie powtarza się.

2. Opcje odpowiedzi i poczty głosowej. W pierwszym kroku tworzenia harmonogramu dzwonków wybierasz, kiedy harmonogram dzwonków będzie wykonywany. W drugim kroku wybierasz do kogo będziesz dzwonił w tym czasie oraz wybierasz pocztę głosową. Twoje wybory obejmują:
   • Dzwoń do grupy – ta opcja powoduje jednoczesne dzwonienie do grupy doradców. Możesz wybrać wielu doradców zarówno dla głównego, jak i dodatkowego przedziału kumulacji. Doradcy drugorzędni zostaną zadzwonieni tylko wtedy, gdy żaden doradca główny nie odbierze. Najlepszą praktyką jest dodanie doradców dodatkowych. Mogą to być ci sami doradcy w ramach slotu Podstawowego lub doradcy spoza harmonogramu pierścienia.
   • Drzewo połączeń — drzewo połączeń umożliwi Twoim klientom kierowanie do określonej grupy doradców, których określą podczas dzwonienia do Twojej organizacji. Przykładowe drzewo połączeń może obejmować: „Naciśnij 1, aby uzyskać części, naciśnij 2, aby uzyskać precyzję, naciśnij 3, aby uzyskać dostęp do serwisu itp.”. (Pomocna wskazówka – drzewa połączeń utworzysz na poprzednim ekranie w Ustawieniach VoiceHub. Dowiedz się więcej o tym , jak utworzyć drzewo połączeń ).
   • Przekaż do zespołu — ta opcja umożliwia przekazywanie połączeń do innego zespołu na Twoim koncie ExpertConnect w godzinach harmonogramu dzwonienia. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów, które chcą kierować ruch do określonego zespołu pracującego po godzinach pracy.
   • Przejdź do poczty głosowej – w przeciwieństwie do dowolnego doradcy, istnieje możliwość przekierowania osób dzwoniących bezpośrednio na wybraną wiadomość poczty głosowej. Jest to idealne rozwiązanie na święta lub w innych sytuacjach, gdy doradcy nie są dostępni. (Pomocna wskazówka – w sytuacjach, gdy nie jest aktywny żaden harmonogram dzwonków, osoby dzwoniące zawsze będą bezpośrednio przekierowywane do poczty głosowej z domyślną pocztą głosową).
   • Czy chcesz odtworzyć niestandardową wiadomość powitalną? – Jeśli wybierzesz opcję Dzwoń do grupy lub Dzwoń do drzewa połączeń , będziesz mieć możliwość wybrania wiadomości powitalnej. Jeśli nie wybierzesz wiadomości powitalnej, dzwoniący natychmiast zaczną dzwonić. Wszystkie niestandardowe nagrania, w tym pozdrowienia i wiadomości głosowe, są tworzone w ustawieniach VoiceHub zespołu.
   • Poczta głosowa - Ostatnim krokiem tworzenia nowego harmonogramu dzwonków jest wybranie nagrania poczty głosowej. Możesz wybrać domyślną wiadomość poczty głosowej lub wybrać niestandardową. Wiadomości głosowe można tworzyć, edytować i zarządzać nimi w Ustawieniach VoiceHub .

Pierwsze kroki

Na początek zalecamy rozważenie następujących przykładów harmonogramu:

• Godziny otwarcia (od poniedziałku do piątku)
• Po godzinach pracy (od poniedziałku do piątku)
• Godziny weekendowe
• Rotacyjne harmonogramy tygodniowe (przy użyciu niestandardowej powtarzalności)
• Wakacje
• Wewnętrzne, cykliczne spotkania zespołu