Rufzeitpläne sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer VoiceHub-Einrichtung. Sie bestimmen je nach Ihren Geschäftsanforderungen, wann und wer angerufen werden soll. Dies hilft den Teams, die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern, und bietet gleichzeitig außergewöhnlichen Support für Ihre Kunden.

Rundgang durch die Ringplanseite

• Mit Rufzeitplänen können Manager mehrere Rufpläne zu unterschiedlichen Zeiträumen anzeigen.
• Da der Kalender bis zum Jahr 2099 reicht, haben Manager die Möglichkeit, Ringpläne Monate oder sogar Jahre im Voraus zu planen!
• Manager haben die Möglichkeit, einen Ringplan im .ICS-Format herunterzuladen, um ihn direkt in Ihren Arbeitskalender einzufügen und an die dem Ringplan zugewiesenen Berater weiterzuleiten.
• Rufzeitpläne können einfach ein- und ausgeschaltet werden, um schnelle Aktualisierungen zu ermöglichen, ohne dass Einstellungen gelöscht werden müssen.
  

Schritte zum Erstellen eines Rufzeitplans

1. Zeitplan
   • Titel – Der Titel eines Ringplans sollte den Zweck des Zeitplans widerspiegeln. Beispiele hierfür sind Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten, Feiertage usw.
   • Zeitzone – Geben Sie an, in welcher Zeitzone dieser bestimmte Ringzeitplan stattfinden soll.
   • Start-/Enddatum und Häufigkeit – Geben Sie die Zeit an, zu der Ihr Klingelplan stattfinden soll. Die Wiederholung bestimmt, wie oft der Ringplan ausgeführt wird.

Zeitplanbeispiele“

Titel: Außerhalb der Geschäftszeiten Startdatum: Heutiges Datum, Startzeit: 17:00 Uhr Enddatum: Morgiges Datum, Endzeit: 8:00 Uhr Wiederholung: Jeden Wochentag (Montag bis Freitag)

Titel: Thanksgiving Startdatum: 25. November Enddatum: 25. November Wiederholung: Wählen Sie die Option „Ganztägig“ neben „Enddatum“ und „Wird nicht wiederholt“ aus.

2. Antwort- und Voicemail-Optionen. Im ersten Schritt der Erstellung eines Rufzeitplans wählen Sie aus, wann ein Rufzeitplan ausgeführt werden soll. Im zweiten Schritt wählen Sie aus, wer in dieser Zeit angerufen werden soll, und wählen eine Voicemail aus. Ihre Auswahl umfasst:
   • Bei Gruppe anrufen – Diese Option ruft eine Gruppe von Beratern gleichzeitig an. Sie können mehrere Berater sowohl für den primären als auch für den sekundären Rollover-Slot auswählen. Zweitberater werden nur dann angerufen, wenn kein Hauptberater antwortet. Die beste Vorgehensweise besteht darin, sekundäre Berater hinzuzufügen. Dies können dieselben Berater im primären Slot oder Berater sein, die nicht im Ringplan stehen.
   • Ring-to-Call-Tree – Ein Call-Tree ermöglicht es Ihren Kunden, an eine bestimmte Gruppe von Beratern weiterzuleiten, die sie beim Anruf bei Ihrer Organisation angeben. Ein Beispiel für einen Anrufbaum könnte lauten: „Drücken Sie 1 für Teile, drücken Sie 2 für Präzision, drücken Sie 3 für Service usw.“ (Hilfreicher Hinweis – Sie erstellen Ihre Anrufbäume auf dem vorherigen Bildschirm in Ihren VoiceHub-Einstellungen. Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie einen Anrufbaum erstellen .)
   • An Team weiterleiten – Mit dieser Option können Sie Anrufe während der Rufzeiten an ein anderes Team in Ihrem ExpertConnect Konto weiterleiten. Dies ist ideal für Teams, die den Datenverkehr an ein bestimmtes Team außerhalb der Geschäftszeiten weiterleiten möchten.
   • Zur Voicemail gehen – Anstatt einen Berater anzurufen, besteht die Möglichkeit, Anrufer direkt an eine Voicemail-Nachricht Ihrer Wahl weiterzuleiten. Dies ist ideal für Feiertage oder andere Zeiten, in denen kein Berater auf Abruf ist. (Hilfreicher Hinweis – Wenn kein Klingelplan aktiv ist, werden Anrufer immer direkt zur Voicemail mit einer Standard-Voicemail weitergeleitet.)
   • Möchten Sie eine benutzerdefinierte Begrüßungsnachricht abspielen? – Wenn Sie die Optionen „An Gruppe klingeln“ oder „An Anrufbaum klingeln“ wählen, haben Sie die Möglichkeit, eine Begrüßungsnachricht auszuwählen. Wenn Sie keine Begrüßungsnachricht auswählen, klingelt es bei Anrufern sofort. Alle benutzerdefinierten Aufzeichnungen, einschließlich Begrüßungen und Voicemails, werden in den VoiceHub-Einstellungen des Teams erstellt.
   • Voicemail – Der letzte Schritt beim Erstellen eines neuen Rufzeitplans ist die Auswahl der Voicemail-Aufzeichnung. Sie haben die Möglichkeit, die Standard-Voicemail-Nachricht oder eine benutzerdefinierte Nachricht auszuwählen. Voicemails werden über die VoiceHub-Einstellungen erstellt, bearbeitet und verwaltet.

Erste Schritte

Wir empfehlen, die folgenden Zeitplanbeispiele zu berücksichtigen, um loszulegen:

• Geschäftszeiten (Montag bis Freitag)
• Außerhalb der Geschäftszeiten (Montag bis Freitag)
• Wochenendstunden
• Rotierende wöchentliche Zeitpläne (unter Verwendung der benutzerdefinierten Wiederholung)
• Feiertage
• Interne wiederkehrende Teambesprechungen